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Eine Zollprüfung ist ein durch die Zollbehörden durchgeführtes Audit, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die relevanten Zollvorschriften einhält. In diesem Prozess werden sämtliche Geschäftsunterlagen und Zolldokumente sorgfältig unter die Lupe genommen. Unternehmen, die regelmäßig mit Ländern außerhalb der EU (Drittländer) handeln, müssen damit rechnen, einer solchen Zoll- oder Außenprüfung unterzogen zu werden. Je nach Art, Umfang und Komplexität der Handelsvorgänge kann die Dauer dieser Prüfung variieren - von wenigen Stunden bis hin zu einem Monat bei größeren Unternehmen.

Prüfungsanordnung – Der erste Schritt

Haben Sie eine Prüfungsanordnung erhalten? Bevor eine Zoll- oder Außenprüfung stattfinden kann, erlässt das zuständige Hauptzollamt eine formelle Prüfungsanordnung. Diese Anordnung enthält wichtige Details zur bevorstehenden Prüfung, wie die identifizierende Behörde, den Prüfungszeitraum, welche Steuerarten und Vorgänge geprüft werden sollen. Die Prüfung kann sich auf bestimmte Bereiche, wie z.B. die zolltarifliche Einreihung, den Zollwert oder den präferenziellen Warenursprung konzentrieren oder eine umfassende Einfuhrhandelsprüfung umfassen.

Wie oft finden Zollprüfungen statt?

Die Frequenz von Zollprüfungen ist nicht standardisiert. Unternehmen, die regelmäßig Importe tätigen, können jedoch etwa alle drei Jahre mit einer Prüfung rechnen. Kleinere Unternehmen werden seltener geprüft, während Unternehmen, die in der Vergangenheit gegen Vorschriften verstoßen haben, in der Regel häufiger kontrolliert werden. Der Prüfungszeitraum bezieht sich in der Regel auf die letzten drei Jahre und beinhaltet alle Zoll- oder Ausfuhranmeldungen. Bei Bedarf kann der Prüfungsumfang erweitert werden, besonders wenn Unregelmäßigkeiten festgestellt werden.

Vorbereitung und Durchführung der Zollprüfung: Was Sie tun sollten

Für die Zollprüfung sind Sie dazu verpflichtet, alle Belege und Dokumentationen für Ihre Importvorgänge bereitzuhalten. Außerdem müssen Sie dem Zollprüfer Zugang zu weiteren Handelsunterlagen gewähren und Auskünfte zu Ihrem Herstellungsprozess oder Lagerbestand geben.

Die Vorbereitung auf die Zollprüfung könnte wie folgt aussehen:

Lesen Sie die Prüfungsanordnung sorgfältig durch, um den Umfang der Prüfung zu verstehen. Sammeln und ordnen Sie alle relevanten Unterlagen, die für die geprüften Importvorgänge benötigt werden. Richten Sie einen geeigneten Prüfungsraum ein, der genügend Platz bietet und Zugang zu allen erforderlichen Unterlagen gewährleistet. Diskutieren Sie proaktiv mögliche Fehler oder Unregelmäßigkeiten mit dem Zollprüfer. Halten Sie eine abschließende Besprechung mit dem Zollprüfer ab, um mögliche Fragen oder Unklarheiten zu klären. Überprüfen Sie sorgfältig den Nachzahlungsbescheid und legen Sie gegebenenfalls Einspruch ein.

Während der Zollprüfung können u.a. folgende Unterlagen verlangt werden:

Zolldokumente wie Ausfuhr- und Einfuhranmeldungen, Zollbewilligungen, Bescheinigungen oder Ursprungsnachweise. Handelsunterlagen wie Rechnungen, Lieferscheine, Transportdokumente oder Verträge. Buchhaltungsunterlagen wie Kontoauszüge, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen oder Inventurlisten. Produktunterlagen wie technische Spezifikationen, Sicherheitsdatenblätter oder Konformitätserklärungen.

Mit traide AI meistern Sie Ihr Audit souverän

Zur Unterstützung bei der Einhaltung von Zollvorschriften bietet traide AI eine hilfreiche Audit-Funktion an. Durch die Zusammenarbeit mit Experten für Zolltarife können potenzielle Fehler oder Unregelmäßigkeiten in Ihren zolltariflichen Vorgängen frühzeitig erkannt werden, sodass Sie unerwartete Kosten in Form von Nachzahlungen von Zöllen und Steuern vermeiden können.

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